以比较有象征性的电子化智能会议系统为例子，无纸化会议系统软件就兼具了开会会中会议后的各项工作。 大会的安全性自不必说，后台管理系统要适用三员管理方法，大会要有密级定义，材料要有数据加密方式，文档查询管理权限要可设定，共享要有目的性，大会工作人员确定可刷可指纹验证，全是不错的方法。选购时可了解生产厂家其信息保密作用是怎么样达成的。无纸化会议系统软件的盛行的要求点，一是管理决策必须，重要大会必须更认真细致的技术管理决策协助系统软件。二是大会材料立即分享，日渐繁杂，多种形式。再者，好的会议室系统不但要在大会中具有较好的协助功效，也反映在开会准备工作的便捷。
会议设备:视頻（电视/低温等离子显示屏、投影仪/视頻展示柜台、DVD/录相机）声频（CD/MD、功放机、调音台、麦克风等）数据信息机器设备（电子计算机）等相应机器设备。环保设备工程：温/环境湿度控制器、灯光效果、电动式投影幕布、智能窗帘、感应门、电动升降平台等。无纸化会议系统软件是采用根据互联网技术的无纸化会议互动系统软件、当代通信技术、声频技术性、视频产品、软件开发，根据材料的电子器件互换完成大会的电子化。其基本特征是：文件传送数字化，文档表明数字化，文件编辑智能化系统，文档I/O可控性化。关键作用主要是完成会议签到系统、文档派发、上传文件、数据同步演试、记名等作用。与此同时，无纸化会议系统软件使工作环境更为低碳环保，也增强了工作效率。伴随着社会的发展趋势，无纸化会议系统软件遭受很多的亲睐，已变成会议音响系统的一大发展趋势。
传统式的一支话筒两部音响就能开一场交流会的时期早已以往，伴随着经济发展的发展趋势和信息科技的日渐提升 ，大家针对会议的品质规定愈来愈高。不仅要确保到会议的，也需要确保到会议的实际效果。而数据会议系统软件做为技术的会议电子器件电子控制系统，能充分运用本身优点，更强的解决不一样方式和场所的技术会议。
全数据会议系统软件以互联网为服务平台，选用数字音频无线通信技术，与PC、多媒体系统等机器设备相互配合应用，完成当代新科技会议；而且工程施工走线简易，便捷实际操作，安全性强等。达到会议讲话探讨、每日签到决议、拍摄等运用要求。广泛运用于：圆餐桌会议室、小方桌会议室、多功能会议室、餐厅包房、多功能厅等各种各样会议场地。
